Come identificare e registrare le scritture contabili

Il procedimento contabile che è alla base della predisposizione del bilancio può essere rappresentato in fasi (analisi degli eventi, contabilizzazione e redazione del bilancio). Ogn’una delle suddette fasi può essere suddivisa in diverse attività.
Il processo di rilevazione degli eventi, fatti o accadimenti aziendali richiede di recuperare tutti gli elementi pertinenti per la determinazione della sostanza economica e la forma giuridica dell’operazione.

Indice

Procedimento contabile

Rilevazione degli eventi aziendali: sostanza economica e forma giuridica

Processo di formazione dei valori contabili

Procedimento contabile

Il procedimento contabile che è alla base della predisposizione del bilancio può essere rappresentato in tre fasi:

• analisi degli eventi;
• contabilizzazione;
• edazione del bilancio.

Ogn’una delle suddette fasi può essere suddivisa in diverse attività:

Analisi degli eventi

• individuazione e selezione degli eventi (o fatti) aziendali aventi caratteristiche economico-amministrative;
• analisi degli eventi;
• determinazione dei valori economico-finanziari degli eventi.

Contabilizzazione

• identificazione dei conti da imputare.
• egistrazione degli eventi;
• predisposizione del bilancio di verifica dei valori registrati;

Redazione del bilancio

• trasformazione dea valori di conto in valori di bilancio;
• redazione degli schemi di bilancio.

Il sistema amministrativo-contabile su cui si base il suddetto processo deve essere in grado di fornire i dati necessari per far fronte a tutte le esigenze informative aziendali, incluse quelle gestionali e direzionali.

Rilevazione degli eventi aziendali: sostanza economica e forma giuridica

Il processo di rilevazione degli eventi, fatti o accadimenti aziendali richiede di recuperare tutti gli elementi pertinenti per la determinazione della sostanza economica e la forma giuridica dell’operazione.
Con riferimento all’individuazione della sostanza economica, secondo l’OIC 11, occorre riconoscere «non solo le caratteristiche dell'evento isolato, bensì anche quelle relative ad eventi ed operazioni ad esso correlate o correlabili il cui insieme concorre a determinare l'unitarietà dell'operazione negli aspetti sostanziali».
Individuata la sostanza economica, qualunque sia l’origine dell’evento (contrattuale, legislativa ecc.), è necessario poi considerare anche gli aspetti formali (contrattuali e giuridici) per tenere conto delle eventuali limitazioni imposte dalla vigente legislazione.
Sulla base della sostanza economica, ad esempio, l’operazione di riporto su titoli rappresenta un finanziamento e il passaggio di proprietà avviene per garantire lo stesso. I titoli oggetto del contratto, pertanto, devono essere rilevati nel bilancio del venditore.

Secondo l’OIC 11, parr. 27 e 28, la prima e fondamentale attività che il redattore del bilancio deve effettuare è l’analisi contrattuale al fine di individuare i diritti, gli obblighi e le condizioni dell’operazione. Solo il confronto di tali elementi con le disposizioni dei principi contabili consente di «accertare la correttezza dell’iscrizione o della cancellazione di elementi patrimoniali ed economici». L’OIC precisa inoltre che l’analisi contrattuale è rilevante anche per stabilire l’unità elementare da contabilizzare. Infatti, «da un unico contratto possono scaturire più diritti o obbligazioni che richiedono una contabilizzazione separata. Viceversa, da più contratti possono discendere effetti sostanziali che richiedono una contabilizzazione unitaria». In proposito l’OIC cita l’esempio dell’OIC 23 “Lavori in corso su ordinazione” e dell’OIC 32 “Strumenti finanziari derivati”. In quest’ultimo documento è infatti previsto che «nei casi in cui le caratteristiche economiche e i rischi del derivato incorporato non sono strettamente correlati a quelli del contratto primario e sono soddisfatti tutti gli elementi della definizione di strumento finanziario derivato, la società deve distinguere il derivato dal contratto primario e contabilizzarlo separatamente».

Processo di formazione dei valori contabili

La fase di contabilizzazione degli eventi aziendali non richiedere che le informazioni siano assolutamente certe. Tuttavia occorre distinguere, anche ai fini di bilancio, le operazioni che:

• non hanno ancora avuto esecuzione attraverso lo scambio monetario;
• sono state eseguite, ossia è avvenuta la manifestazione numeraria e la corrispondente consegna del bene.

Le prime sono definite “fuori bilancio” e sono accolte nel sistema supplementare dei conti d’ordine. Le seconde, invece, sono qualificate come operazioni “in bilancio” e rilevate nel sistema contabile principale.
In altri termini, al sistema principale è delegata la funzione di rilevate gli accadimenti che hanno impatto immediato e diretto sul profilo economico e patrimoniale dell’impresa, mentre al sistema supplementare è assegnato il compito di accogliere i fatti il cui impatto sui suddetti profili è differito nel tempo.
I due sistemi contabili sono pertanto complementari: l’oggetto è il medesimo. Ciò che cambia è la certezza dell’evento al momento della rilevazione, che dipende, ovviamente, dal momento in cui la stessa avviene.
Il sistema così rappresentato deve tener conto del principio dell’utilità delle informazioni. Pertanto, anche al fine di non alimentare un meccanismo di registrazione completo ma complesso e poco utile, l’ambito di rilevazione degli eventi nel sistema supplementare dei conti d’ordine può essere circoscritto agli accadimenti che sia rilevanti ai fini del bilancio o utili per la stesura della relazione sulla gestione.