Cos’è e quando si usa una nota di variazione: note di credito e note di debito

Ti è mai capitato di dover correggere una fattura già emessa? In questi casi devi emettere una nota di variazione, ossia un documento disciplinato dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972. La nota di variazione è più conosciuta come nota di debito e nota di credito.

Indice

Quando usare una nota di variazione

Caratteristiche della nota di variazione

Note di debito e note di credito

Quando usare una nota di variazione

La nota di variazione serve ad integrare, ovvero correggere, una fattura precedente. Ciò avviene ad esempio quando:

• viene rilevato un errore nel calcolo dell’imposta, nella base imponibile o nell’applicazione dell’aliquota IVA;
• c’è la necessità di applicare al cliente uno sconto non riportata in fattura;
• il contratto è annullato.

Caratteristiche della nota di variazione

La nota di variazione è simile formalmente a una fattura. Essa, quindi, oltre ad indicare a quale fattura si riferisce (numero e data) e la motivazione per cui è emessa (ad esempio, errore di calcolo), deve indicare:

• la descrizione della merce a cui si riferiscono;
• la quantità; l’imponibile;
• l’IVA;
• la data;
• la numerazione (che può seguire quella delle fatture, oppure averne una propria).

La nota di variazione va, ovviamente, rilevate nel Libro Giornale e nei Registri Iva, secondo i tempi e le scadenze previsti per le fatture.

Note di debito e note di credito

Dal punto di vista pratico la nota di variazione modifica gli importi di una precedente fattura in aumento o in diminuzione, realizzando due documenti diversi che prendono il nome rispettivamente di nota di debito e nota di credito. Riepilogando, quindi:

• la nota di debito è emessa se la fattura precedente conteneva un importo più basso del dovuto;
• la nota di credito è emessa se la fattura precedente conteneva un importo più alto del dovuto.

Nota di debito

E’ il caso in cui dopo l’emissione e registrazione di una fattura emerge la necessità di aumentare il suo imponibile e l’imposta relativa. L’emissione della nota di debito consente di rispettare gli adempimenti di fatturazione, registrazione, liquidazione e versamento dei tributi.

Nota di credito

E’ il caso in cui dopo l’emissione e registrazione di una fattura emerge la necessità di ridurre il suo imponibile e l’imposta relativa. Tale documento è normalmente emesso utilizzando l’applicativo che gestisce il ciclo passivo. La nota di credito deve includere la data, il numero, le indicazione della modifica e della rispettiva imposta, nonché le informazioni identificative della fattura da rettificare.