Cos’è il ciclo degli acquisti

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Redazione
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Gli acquisti dei fattori produttivi e dei beni destinati al ciclo produttivo o commerciale avvengono attraverso un processo denominato “ciclo degli acquisti” o “ciclo passivo” che prevede diverse fasi.

Indice

Fasi del ciclo degli acquisti

Origine del ciclo

Selezione del fornitore

Controllo ricezione della merce o realizzazione del servizio

Ricezione e contabilizzazione della fattura

Pagamento della fattura

Fasi del ciclo degli acquisti

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Con le operazioni di acquisto l'impresa si approvvigiona dei fattori produttivi necessari alla propria attività mediante l’immissione nel ciclo produttivo o commerciale. Possono riguardare, ad esempio merci, materie prime, servizi, ecc..
Gli acquisti avvengono attraverso un processo denominato “ciclo degli acquisti” o “ciclo passivo” che prevede le seguenti fasi:

  • richiesta e analisi delle offerte;
  • selezione del fornitore;
  • emissione e conferma dell'ordine di acquisto;
  • icezione della merce o realizzazione del servizio;
  • controllo ricezione della merce o realizzazione del servizio;
  • ricezione e contabilizzazione della fattura;
  • pagamento della fattura.

Origine del ciclo

Il ciclo passivo si avvia per le necessità di acquistare fattori produttivi e beni destinati al ciclo produttivo o commerciale.
Nel caso di materie prime, di materiale di consumo o sussidiarie, occorre tenere presente la necessità di stock connessi ai tempi di approvvigionamento. In questa ipotesi di norma si prevede una scorta minima, al di sotto della quale parte una richiesta all’ufficio acquisti di effettuare un ordine.

Selezione del fornitore

Con riferimento alla selezione del fornitore vale la pena segnalare che oggi anche le organizzazioni più avanzate soluzioni software di e-procurement. Si tratta di un processo finalizzato ad aiutare un’organizzazione ad acquistare un prodotto o un servizio che risponda alle esigenze aziendali, consentendo, ad esempio, l’acquisto alla migliore qualità/prezzo, la valutazione degli acquisti e dei fornitori e la conformità normativa.

Controllo ricezione della merce o realizzazione del servizio

All’arrivo della merce è necessario provvedere alla verifica della congruità dei beni consegnati con quanto ordinato. In questo caso l’ufficio preposto potrebbe essere il magazzino, oppure l’ufficio amministrativo. Per i servizi la verifica della loro effettiva e congrua prestazione viene di norma  delegata al soggetto che ne ha usufruito.
La verifica dell’ordine dei beni viene normalmente registrata elettronicamente su un applicativo che governa il ciclo passivo. Il documento che accompagna la consegna della merce (la vecchia “bolla di consegna”) viene “caricato” nel sistema informativo determinando la “chiusura” dell’ordine al fornitore. Tale rilevazione consentirà inoltre il caricamento del bene in magazzino, mentre la fattura del fornitore arriverà molto probabilmente più tardi.

Ricezione e contabilizzazione della fattura

Alla ricezione della fattura é necessario recuperare il documento che ha accompagnato la consegna della merce per un riscontro tra ordine e fattura.
A questo punto si può procedere alla registrazione contabile che può essere facilitata dall’utilizzo di un software di gestione che integrano il ciclo passivo con la contabilità generale. In questo caso infatti il sistema contabile può acquisire in automatico i dati caricati al momento dell’arrivo della merce e/o dal caricamento dell’ordine d’acquisto. Vale la pena comunque verificare che i dati acquisiti in automatico corrispondano alla fattura ricevuta.

Pagamento della fattura

Una volta registrate tutte le fatture di un determinato periodo, si procedere ad effettuare l’ordine di pagamento. In questa fase è bene tenere in considerazione la gestione finanziaria complessiva che prevede l’analisi degli incassi che rivengono dal ciclo attivo.

 

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