Chi è tenuto alla contabilità e al bilancio
Per individuare quali sono i soggetti tenuti alla contabilità occorre fare riferimento al codice civile. Le disposizioni sono contenute negli articoli dal 2214 al 2220 del Codice Civile.
Indice
Libri obbligatori e altre scritture contabili
Modalità di tenuta delle scritture contabili
Conservazione delle scritture contabili
Libri obbligatori e altre scritture contabili
L’art. 2214, del Codice Civile stabilisce che l'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere:
- il libro giornale e il
- libro degli inventari.
Ai seni dell’art. 2216, del Codice Civile, il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa.
Esso deve inoltre «tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonchè le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite».
La suddetta disposizione non si applica ai piccoli imprenditori.
Modalità di tenuta delle scritture contabili
L’art. 2215, del Codice Civile stabilisce che «i libri contabili, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, qualora sia previsto l'obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall'ufficio del registro delle imprese o da un notaio secondo le disposizioni delle leggi speciali. L'ufficio del registro o il notaio deve dichiarare nell'ultima pagina dei libri il numero dei fogli che li compongono.
Il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente e non sono soggetti a bollatura né a vidimazione».
Documentazione informatica
L’art. 2215-bis, del Codice Civile prevede che «i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici».
Le registrazioni contenute nei suddetti documenti «debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma.
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.
Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni».
Redazione dell'inventario
L’art. 2217, del Codice Civile definisce le seguenti norme di redazione dell’inventario:
- deve redigersi all'inizio dell'esercizio dell'impresa e successivamente ogni anno, e deve contenere l'indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all'impresa, nonché delle attività e delle passività dell'imprenditore estranee alla medesima;
- si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite il quale deve dimostrare con evidenza e verità gli utili conseguiti o le perdite subite. Nelle valutazioni di bilancio l'imprenditore deve attenersi ai criteri stabiliti per i bilanci delle società per azioni, in quanto applicabili;
- deve essere sottoscritto dall'imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette.
Bollatura facoltativa
L’art. 2218, del Codice Civile stabilisce «l'imprenditore può far bollare nei modi indicati nell'articolo 2215 gli altri libri da lui tenuti».
Tenuta della contabilità
L’art. 2219, del Codice Civile stabilisce che «tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili».
Conservazione delle scritture contabili
Secondo l’art. 2220, del Codice Civile:
- le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione;
- per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le suddette scritture e documenti «possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti».
