Cosa sono la struttura logica e quella operativa di un piano dei conti aziendale

La struttura logica del piano dei conti può essere definita come l'insieme di dati contabili, organizzati su differenti livelli di aggregazione, che il sistema di Contabilità Generale sarà in grado di gestire attraverso il piano dei conti. Per struttura operativa del piano dei conti si intende invece l'insieme di gerarchie di mastri che compongono il piano dei conti stesso, così come gestite dalla procedura di contabilità generale.

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Struttura logica del piano dei conti

Struttura operativa del piano dei conti

Struttura logica del piano dei conti

Ogni macro esigenza informativa raggruppa un dettaglio informativo omogeneo e potenzialmente diverso da quello a supporto delle altre. Un esempio è rappresentato dalla distinzione per controparte (controllata, collegata, ecc.) che è richiesto nel bilancio civilistico e nel consolidato, ma non è necessaria ai fini degli adempimenti fiscali.

Le esigenze informative di dettaglio vanno ricercate ponendo in relazione alle macro entità sopra evidenziate per aree operative omogenee. Per ciascuna area analizzata, gli aspetti patrimoniali ed economici devono essere esaminati congiuntamente.

Le esigenze informative di dettaglio riferite alle entità suddette guideranno la definizione del piano dei conti determinandone il livello di analiticità, ovvero il numero di conti al livello più basso. Pertanto, il piano dei conti dovrà risultare il minimo comune multiplo tra le diverse esigenze informative. Definito il livello di analiticità del piano dei conti (numero dei conti di dettaglio) determinato dalle singole necessità informative, occorre strutturare le informazioni di dettaglio su differenti livelli di aggregazione al fine di agevolare la consultabilità dei dati. Aggregare i conti analitici significa scegliere qual è l'entità che si vuole immediatamente rappresentata dalla struttura logica e quale, invece, quella che potrà essere rappresentata solo mediante una riaggregazione di voci appartenenti a strutture diverse (entità secondaria).

La struttura logica del piano dei conti può essere definita, quindi, come l'insieme di dati contabili, organizzati su differenti livelli di aggregazione, che il sistema di Contabilità Generale sarà in grado di gestire attraverso il piano dei conti.

Le aggregazioni funzionali ad ulteriori esigenze non potranno che essere ottenute di volta in volta tramite elaborazioni ad hoc. Oltre a tali regole "metodologiche" da seguire, è opportuno che la struttura logica del piano dei conti venga arricchita, per ciascun aggregato contabile, con l'informazione della frequenza di produzione dell'aggregato stesso. Saranno le esigenze informative a determinare tale informazione.

Struttura operativa del piano dei conti

Dalla struttura logica, corredata dei dati aggiuntivi, sarà possibile definire la struttura operativa del piano dei conti, ovvero l'insieme di mastri, conti, sottoconti, ecc., opportunamente codificati, che costituiranno la base sulla quale poggerà il sistema di Contabilità Generale. Infatti, la struttura operativa del piano dei conti non ricalca in modo speculare quella logica.

Per struttura operativa del piano dei conti si intende l'insieme di gerarchie di mastri che compongono il piano dei conti stesso, così come gestite dalla procedura di contabilità generale.

La struttura operativa non sempre corrisponde a quella logica. Spesso le esigenze informative di maggior dettaglio derivano da adempimenti di natura periodica (redazione della situazione economica mensile, redazione del bilancio, ecc.). Ragion per cui è opportuno identificare dei conti di dettaglio (conti analitici) da alimentare solo in relazione a tali adempimenti.

Per le registrazioni ordinarie, ovvero quelle non correlate a specifici adempimenti, anche al fine di snellire il processo contabile, risulta invece preferibile definire dei conti che rappresentano aggregazioni più ampie (conti sintetici). L'insieme dei "conti sintetici" e dei "conti analitici" rappresenta il livello informativo massimo che vuole essere tratto dal piano dei conti aziendale. Con riferimento all'alimentazione dei conti occorre far presente che possono essere utilizzate due differenti modalità tra loro complementari:

• "a movimenti"
• "a saldi".

Secondo la prima modalità il conto viene alimentato al verificarsi di ogni evento contabile, originario e derivato.

La seconda, tipicamente a fronte di conti patrimoniali, prevede, invece, che l'alimentazione avvenga sulla base di situazioni di inventario ad una data prestabilita. Le diverse modalità di alimentazione spesso coesistono. "A movimenti" sono, di solito, alimentati i conti di sintesi, mentre i conti analitici sono alimentati "a saldi" con la frequenza dettata dall'adempimento periodico a cui sono correlati. Ciò consente:

• la semplificazione della contabilizzazione dei movimenti (rappresentati nei conti di sintesi) senza rinunciare a un sufficiente dettaglio contabile (rappresentato nei conti analitici);
• la quadratura sistematica e proceduralizzata del Giornale, rappresentato nei conti a movimenti, con gli Inventari, rappresentati nei conti a saldi.

A differenziare la struttura operativa da quella logica è, quindi, la costituzione di differenti gerarchie di mastri per separare i conti alimentati "a movimenti" da quelli alimentati "a saldi". Un ulteriore elemento che differenzia la struttura operativa da quella logica è riconducibile alla necessità di evitare che uno stesso conto sia alimentato da più di una procedura o che sia alimentato automaticamente e manualmente. Ciò al fine di operare quadrature (a movimenti e a saldi) tra contabilità ed inventari maggiormente significative. Pertanto, nella struttura operativa saranno definiti tanti conti uguali per quante sono le procedure alimentanti.